Project - programmamanager

De contractimplementatie bij een aanbesteding

De opdrachtgever

Vattenfall is een energieleverancier met 2 miljoen klanten in Nederland. Zij en hun partners produceren zelf energie. De doelstelling van Vattenfall is om binnen een generatie een fossielvrij leven mogelijk te maken.

De opdracht

Na een Europese aanbesteding voor het leidingmateriaal, was Ramon samen met een projectteam verantwoordelijk voor de contractimplementatie. Hierbij lag de nadruk op de afdeling Grid, Construction en Operations (GCO).

De aanpak

Het projectteam is van start gegaan met een stakeholders analyse en een risico-inventarisatie. Aan de hand van deze analyses zijn acties en milestones op bepaald. Tijdens de contractimplementatie is er vooral veel tijd besteed aan het opzetten en uitvoeren van het communicatieplan.

Tijdens de contractimplementatie is geconstateerd dat Vattenfall/BU HEAT NL medewerkers zeer regelmatig informatieve e-mails en nieuwsbrieven ontvangen en dat deze voornamelijk worden gescand. Om informatie over de nieuwe werkprocessen en producten te verspreiden was alleen de informatie via e-mail verspreiden onvoldoende .

Het projectteam heeft daarom besloten om van elke gelegenheid aan te grijpen om de informatie te delen, zoals het aansluiten bij werkoverleggen, het versturen van korte nieuwsflashes en het nabellen van medewerkers die al dan niet aanwezig waren bij de informatiesessies. Daarbij was nauw contact met de afdelingen Inkoop & Logistiek om te monitoren of de nieuwe werkwijze ook daadwerkelijk werd gehanteerd.

Een andere belangrijke succesfactor was het tijdig aanpassen van AutoCAD. Hierdoor kregen medewerkers ruim van te voren de mogelijkheid om hun ontwerpen te maken volgens de nieuwe richtlijnen met het nieuwe leidingmateriaal. Op deze manier konden alle projecten bij de ingang van het nieuwe contract direct worden uitgevoerd met de nieuwe producten.

Het resultaat

Voor Ramon was dit een erg leuke opdracht. Niet alleen omdat het resultaat iets is om trots op te zijn, maar ook omdat het een opdracht betrof die een groot deel van de organisatie aan ging. De technische aspecten waren vooraf goed door Vattenfall uitgedacht. Door de mens binnen de organisatie te betrekken in het proces is de implementatie zonder veel tegenslagen ingevoerd.